Achat, mise en route et renouvellement
Cette page décrit le fonctionnement prévu pour qu’un établissement puisse adopter Phys’Lab sans que la gestion devienne trop contraignante : une création initiale simple, puis une autonomie maximale de l’administrateur établissement.
Première année
Licence annuelle, création de l’établissement, compte administrateur, mises à jour et assistance par mail.
Renouvellement
Renouvellement de licence, historique conservé, sauvegardes, mises à jour et assistance par mail.
Mise en route
Optionnelle : aide à l’import des emplois du temps, paramétrage initial et création des premiers comptes.
Déroulement conseillé
Demande de démonstration ou de devis
L’établissement contacte Phys’Lab depuis la page dédiée ou par mail. Il indique le nom de l’établissement, le responsable, l’adresse mail professionnelle et s’il souhaite la mise en route accompagnée.
Devis puis commande
Tu envoies un devis. Pour un établissement public, il peut ensuite émettre un bon de commande. Après acceptation, tu fournis une facture avec ton SIRET, selon les règles de ta micro-entreprise.
Création de l’établissement
Tu crées seulement l’espace établissement et le compte administrateur principal. L’administrateur reçoit un identifiant et un mot de passe temporaire.
Autonomie de l’établissement
L’administrateur crée les utilisateurs, importe les emplois du temps, active la nouvelle année scolaire et gère les salles, réservations, TP, inventaire et commandes.
Renouvellement annuel
Avant la fin de licence, l’établissement reçoit un rappel. S’il renouvelle, la licence est prolongée d’un an. S’il ne renouvelle pas, l’espace peut passer en lecture seule afin de permettre la consultation et l’export des données.
Automatisation prévue
La version ajoutée au site permet déjà de préparer une demande de devis, générer un devis imprimable en PDF, enregistrer la demande dans un suivi local, changer son statut et préparer le renouvellement. La génération reste volontairement contrôlée : le devis officiel doit être vérifié avant envoi, surtout pour les mentions de micro-entreprise et les pièces administratives.
Organisation pour limiter le support
| Action | Responsable |
|---|---|
| Création du nouvel établissement | Phys’Lab |
| Création du premier compte administrateur | Phys’Lab |
| Création des enseignants et préparateurs | Administrateur établissement |
| Import des emplois du temps | Administrateur établissement, avec prévisualisation |
| Changement d’année scolaire en août | Administrateur établissement |
| Renouvellement de licence | Phys’Lab, après demande de renouvellement |
| Sauvegardes et historique | Automatique / hébergement |
Import des emplois du temps
Les fichiers CSV peuvent être différents d’un établissement à l’autre. Pour éviter les bugs, Phys’Lab privilégie un modèle CSV simple et une prévisualisation avant validation. Les comptes enseignants ne sont pas créés automatiquement : les professeurs inconnus doivent être associés ou créés manuellement par l’administrateur.
Données et confidentialité
Aucune donnée élève n’est collectée. Les données appartiennent à l’établissement : utilisateurs, emplois du temps, réservations, inventaire, commandes et historiques. Elles ne sont pas revendues ni utilisées à des fins commerciales. Un export ou une suppression peuvent être demandés.