PhysLab

Sommaire

1. À quoi sert PhysLab ?

PhysLab réunit les emplois du temps, les fiches de travaux pratiques, l'inventaire, les listes de matériel et les commandes. Lorsqu'un TP est inscrit dans le calendrier, l'outil peut déterminer le matériel nécessaire, sa quantité, son lieu de rangement et la disponibilité du stock.

• visualiser les emplois du temps par année, mois ou semaine ;
• inscrire un TP sur un créneau ;
• tenir compte des semaines A/B ;
• repérer les conflits de matériel ;
• préparer les chariots par lieu de rangement ;
• gérer les fiches TP, l'inventaire, les stocks et la liste de courses ;
• renommer ou dupliquer une fiche TP ;
• rechercher les doublons d'inventaire et les fusionner manuellement ;
• associer une photo à un item d'inventaire ;
• exporter les principaux documents en PDF.

2. Connexion et mot de passe

1. Ouvrir PhysLab depuis l'espace prévu.
2. Saisir l'identifiant attribué au compte.
3. Saisir le mot de passe puis cliquer sur Connexion.

À la première connexion après la mise à niveau de sécurité, PhysLab conserve le compte existant mais demande de choisir un nouveau mot de passe : au moins 12 caractères et au moins 3 catégories parmi majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. Le mot de passe n'est jamais enregistré en clair ni inclus dans les sauvegardes. Une adresse e-mail de récupération peut également être demandée. En cas d'oubli, utiliser Mot de passe oublié ? depuis l'écran de connexion.

3. Tableau de bord

L'accueil donne accès au calendrier et au mode d'emploi et affiche des indicateurs sur les fiches TP, l'inventaire, les séances et la dernière sauvegarde.

Retour vers Phys'col

Le bouton ← Phys'col reste disponible dans l’en-tête de PhysLab. Il permet de revenir directement au site principal, aussi bien dans la version Mario Meunier que dans le mode visiteur.

4. Calendrier : année, mois et semaine

Vue Année

Permet de rejoindre rapidement un mois de l'année scolaire.

Vue Mois

Donne une synthèse des séances par salle et par jour.

Vue Semaine

C'est la vue de travail principale : cours issus des emplois du temps, réservations de TP, navigation entre les semaines et accès aux créneaux.

Les créneaux alternés ne sont affichés que pendant la semaine A ou B concernée.

5. Inscrire ou modifier un TP

1. Ouvrir Calendrier → Semaine et choisir la salle.
2. Cliquer sur le cours ou le créneau.
3. Choisir une fiche TP existante.
4. Contrôler les quantités et les alertes.
5. Valider : la séance apparaît dans le calendrier.

Pour modifier une séance, cliquer sur le TP déjà affiché. Les possibilités dépendent des droits du compte. Le matériel élèves peut être calculé selon le nombre de groupes, tandis que le matériel professeur est généralement compté une seule fois.

6. Disponibilité du matériel et conflits

Rouge : stock insuffisant pour couvrir les besoins simultanés. Orange : matériel utilisé juste avant ou juste après, ce qui peut compliquer le transfert ou le rangement.

En cas d'alerte, vérifier le nombre de groupes, les quantités, les séances voisines et, si nécessaire, ajouter le matériel manquant à la liste de courses.

7. Liste de préparation du chariot

Chaque réservation peut produire une liste indiquant la salle, la date, l'horaire, la classe, le TP, le matériel professeur et élèves, les quantités et les lieux de rangement. Le matériel est regroupé par lieu pour faciliter la préparation. La liste peut être exportée en PDF.

8. Fiches TP

Les fiches TP regroupent la discipline, le niveau ou la classe, le titre, les indications de préparation et le matériel professeur/élèves associé à l’inventaire.

Ouvrir et modifier une fiche

1. Ouvrir Fiches TP.
2. Choisir la discipline puis rechercher la fiche souhaitée.
3. Ouvrir la fiche pour modifier ses informations, son matériel ou ses quantités.
4. Enregistrer les changements.

Renommer une fiche TP

Une fiche peut être renommée à tout moment. Lors de l’enregistrement, PhysLab met également à jour le nom affiché dans les séances du calendrier qui utilisent déjà cette fiche. Les réservations existantes ne sont donc pas laissées avec l’ancien intitulé.

Dupliquer une fiche TP

Dupliquer crée une nouvelle fiche à partir de la fiche choisie, avec son contenu et son matériel. Cette fonction est utile pour créer une variante sans modifier l’original : il suffit ensuite de donner un nouveau titre et d’adapter les éléments nécessaires.

Supprimer une fiche TP

Une fiche TP entière peut être supprimée volontairement par un utilisateur autorisé après confirmation. Cette suppression passe par le serveur et ne peut pas être provoquée par une vieille copie locale. Les réservations historiques déjà enregistrées restent conservées.

9. Fusionner une ligne de TP avec l'inventaire

Fusionner sert à associer une ligne d'une fiche TP à l'item réel correspondant dans l'inventaire, notamment lorsque les noms diffèrent.

1. Ouvrir la fiche concernée.
2. Cliquer sur Fusionner sur la ligne de matériel.
3. Rechercher et sélectionner l'item réel de l'inventaire.
4. Choisir le libellé à conserver.
5. Valider l'association.

10. Inventaire du laboratoire

L’inventaire gère les matières utilisant le matériel, son nom, sa précision, sa quantité, son lieu de rangement, le seuil d’alerte et le type de commande.

Recherche tolérante et instantanée

La recherche propose les items au fur et à mesure de la saisie, sans attendre le mot complet. Elle reste conçue pour retrouver un item même si la saisie n’est pas exactement identique à son libellé. Les variantes simples de singulier/pluriel sont rapprochées : par exemple tube et tubes donnent les mêmes résultats. Une petite erreur de saisie peut également être tolérée lorsque le terme reste suffisamment proche.

Tri de l’inventaire

Par défaut, l’inventaire est classé par ordre alphabétique. Il peut aussi être trié par dernière modification, lieu de rangement, quantité ou priorité de stock critique.

Vérifier rapidement le matériel

À gauche de chaque item, la loupe 🔍 ouvre une fiche complète. La coche ✓ indique l’état de vérification : elle devient verte lorsque le matériel a été vérifié physiquement. En touchant une coche verte, on peut consulter la date de vérification ou annuler cet état.

Les filtres À vérifier et Vérifiés permettent de reprendre facilement un inventaire commencé précédemment. Le bouton Actualiser récupère les dernières modifications enregistrées par les collègues.

Modifier une fiche

Dans la fiche ouverte par la loupe, tous les textes sont affichés en entier. On peut modifier les matières utilisatrices (PC, SVT ou PC / SVT), le nom du matériel, la précision, la localisation, la quantité, le seuil et le type de commande.

Enregistrer sauvegarde les modifications sans changer l’état de vérification. Enregistrer + vérifié sauvegarde les modifications et marque l’item comme vérifié.

Rechercher et fusionner les doublons

Le bouton Rechercher les doublons analyse les intitulés et descriptions proches afin de proposer les items qui pourraient désigner le même matériel. Il ne supprime et ne fusionne jamais automatiquement un item.

1. Ouvrir Inventaire puis Rechercher les doublons.
2. Examiner les paires proposées.
3. Indiquer qu’il ne s’agit pas d’un doublon, ou choisir de fusionner.
4. En cas de fusion, choisir l’intitulé final à conserver et vérifier les autres informations proposées.
5. Valider uniquement lorsque les deux lignes représentent réellement le même matériel.

Associer une photo à un item

Dans la fiche d’un item, 📷 Prendre une photo permet d’utiliser l’appareil photo du téléphone ou de choisir une image selon l’appareil. La photo n’est pas affichée ni chargée en permanence dans l’inventaire. Lorsqu’une photo existe, le bouton 👁 Voir la photo apparaît et l’image n’est chargée qu’à la demande.

Dans la version établissement, les photos sont conservées dans l’espace de données privé de PhysLab, séparé des fichiers de code remplacés lors d’une mise à jour normale. Dans le mode visiteur, aucune photo réelle du laboratoire n’est exposée et une photo prise pour le test reste limitée à la session de démonstration.

Travail à plusieurs

Tous les comptes enseignants peuvent participer à la mise à jour et à la vérification de l’inventaire. Le compte Direction reste en lecture seule. Les items sont horodatés lors de leur modification et le serveur fusionne l’inventaire item par item : une copie ancienne provenant d’un autre téléphone ne doit pas écraser une modification plus récente faite par un collègue.

Des lieux de rangement précis et stables facilitent fortement la préparation des chariots.

11. Stocks et seuils

Les achats peuvent être classés en consommables, commande normale et gros matériel. Lorsqu'une quantité atteint ou passe sous son seuil, PhysLab signale l'item et peut l'ajouter à la liste de courses.

12. Liste de courses

Elle regroupe les besoins provenant des seuils ou des ajouts manuels. On peut y renseigner l'urgence, la quantité, le fournisseur, la référence, le prix, un lien produit et un commentaire. Si un achat existe déjà, il vaut mieux ajuster sa quantité plutôt que créer une ligne identique. La liste peut être exportée en PDF.

13. Sauvegardes et restauration

En version serveur, les données de travail sont enregistrées dans la base MySQL centrale : elles ne dépendent donc pas du téléphone ou de l’ordinateur utilisé. Lorsqu’un état est enregistré, PhysLab conserve automatiquement côté serveur une copie de l’état précédent avant la modification.

Le code du site et les données sont séparés. Une mise à jour normale des fichiers de PhysLab ne remplace pas la base MySQL et ne doit donc pas effacer l’inventaire réel. Le fichier de configuration serveur et la base de données doivent rester en place lors des mises à jour.

Créer une sauvegarde complète

Le bouton Créer une sauvegarde serveur enregistre immédiatement une copie complète directement sur l’hébergement, dans l’historique des sauvegardes PhysLab. Cette sauvegarde est indépendante du téléphone utilisé et des fichiers du site remplacés lors d’une mise à jour.

Elle apparaît dans Sauvegardes sur l’hébergement avec sa date, son auteur et son type. Depuis cette liste, il est possible de la restaurer directement. Le bouton Télécharger une copie reste disponible uniquement comme sécurité externe supplémentaire.

Importer une ancienne sauvegarde

1. Ouvrir Sauvegardes.
2. Dans Importer / restaurer une sauvegarde, sélectionner le fichier souhaité.
3. PhysLab accepte les nouvelles sauvegardes .physlab ainsi que les anciennes sauvegardes .json.
4. Confirmer la restauration. PhysLab crée automatiquement une sauvegarde de sécurité de l’état actuel avant de remplacer les données.

Les mots de passe sont stockés séparément sous forme d’empreintes sécurisées et ne font plus partie des sauvegardes. Une restauration de données ne peut donc pas rétablir un ancien mot de passe.

Les sauvegardes automatiques sont limitées aux 120 dernières afin d’éviter une conservation technique illimitée ; les sauvegardes manuelles restent sous le contrôle de l’établissement.

14. Comptes, rôles et droits

Les droits varient selon le compte. Les enseignants accèdent aux fonctions nécessaires à leur travail. Le compte Direction est en lecture seule également côté serveur, et pas seulement dans l’interface. Les comptes administrateurs disposent des fonctions de gestion nécessaires.

Lorsqu’un établissement utilise PhysLab, les fiches TP sont considérées comme des ressources de l’établissement : leur auteur n’est pas nécessaire à leur fonctionnement. Lorsqu’un collègue quitte l’établissement, son compte peut être désactivé sans supprimer les fiches TP, l’inventaire ou les réservations utiles.

15. Mode visiteur

Le mode visiteur permet de découvrir PhysLab sur des données anonymisées, de tester différents profils et de simuler des réservations et conflits sans modifier les données réelles d’un établissement. Les nouvelles fonctions sont également disponibles dans le clone : renommage et duplication des fiches TP, mise à jour du nom dans les séances du calendrier, recherche d’inventaire tolérante au singulier/pluriel et aux petites erreurs, recherche puis fusion volontaire des doublons avec choix de l’intitulé, et prise/visualisation d’une photo d’item.

Les noms des enseignants restent anonymisés et aucune photo réelle du laboratoire n’est exposée dans le mode visiteur. Une photo prise pendant la démonstration sert uniquement au test et reste limitée à la session. Les changements du visiteur ne sont pas enregistrés sur le serveur réel. Le bouton ← Phys’col reste disponible pour quitter la démonstration et revenir au site principal.

16. Utilisation sur téléphone

PhysLab est prévu pour fonctionner sur mobile en portrait ou paysage. Pour l’inventaire, la ligne compacte affiche seulement les informations essentielles avec la loupe et la coche de vérification. La loupe ouvre une fiche adaptée au téléphone dans laquelle les libellés complets sont visibles et modifiables.

Les photos ne sont pas chargées dans la liste : utiliser 📷 Prendre une photo dans la fiche d’un item puis, lorsqu’une image existe, 👁 Voir la photo. Cela évite d’alourdir inutilement l’affichage de l’inventaire.

Sur iPhone, l’action de retour arrière du navigateur est prise en charge pour revenir à la dernière page affichée dans PhysLab plutôt que de sortir immédiatement du module. Le bouton ← Phys’col de l’en-tête sert, lui, à quitter volontairement PhysLab et revenir au site principal.

Pour un inventaire physique efficace : filtrer éventuellement par matière ou par état, ouvrir une fiche lorsqu’une correction est nécessaire, utiliser Enregistrer + vérifié, ou toucher directement la coche lorsque l’item est correct. Si plusieurs collègues travaillent en même temps, utiliser ponctuellement Actualiser pour faire apparaître leurs dernières vérifications.

17. Exports PDF

18. Méthodes de travail conseillées

En début d'année

• vérifier les comptes, salles et emplois du temps ;
• tester quelques semaines A et B ;
• faire une sauvegarde de référence ;
• mettre à jour progressivement les lieux de rangement.

Pendant l'année

• mettre à jour les quantités après casse, perte ou achat ;
• ajuster les seuils et tenir la liste de courses à jour ;
• effectuer des sauvegardes régulières.

Avant une séquence de TP

• vérifier la fiche TP ;
• corriger les associations avec l'inventaire si nécessaire ;
• inscrire les séances et traiter les alertes ;
• consulter ou imprimer les listes chariot.

19. Cas pratiques

Préparer un TP

Calendrier → semaine → créneau → fiche TP → vérifier les alertes → valider → ouvrir la liste chariot.

Il manque du matériel

Identifier l'item → vérifier le stock réel → corriger l'inventaire si besoin → ajouter à la liste de courses → compléter les informations de commande.

Une fiche utilise le mauvais matériel

Ouvrir la fiche → Fusionner → choisir le bon item → choisir le libellé → valider.

20. Questions fréquentes

Pourquoi une séance apparaît-elle une semaine sur deux ?
Elle est probablement associée à une alternance A/B.

Pourquoi une case est-elle rouge ?
Le stock est insuffisant pour les besoins simultanés.

Pourquoi une case est-elle orange ?
Le matériel est utilisé sur une séance très proche.

Pourquoi ne puis-je pas modifier la séance d'un collègue ?
Les droits protègent les réservations des autres utilisateurs.

Pourquoi le matériel d'une fiche ne correspond-il pas au stock attendu ?
L'association avec l'inventaire doit peut-être être corrigée avec Fusionner.

Puis-je restaurer une ancienne sauvegarde ?
Oui, pour les comptes autorisés.

Que se passe-t-il si je renomme une fiche TP déjà utilisée ?
Le nouveau nom est répercuté dans les séances du calendrier qui utilisent cette fiche.

La recherche de doublons fusionne-t-elle automatiquement le matériel ?
Non. Elle ne fait que proposer des rapprochements ; la fusion doit être décidée et validée manuellement.

Les photos sont-elles perdues lors d’une mise à jour ?
Dans la version établissement, elles sont stockées dans l’espace de données privé séparé du code. Une mise à jour normale de PhysLab ne doit donc pas les remplacer.

Comment revenir sur Phys’col ?
Utiliser le bouton ← Phys’col présent dans l’en-tête de PhysLab.